« Hallo » à toutes et à tous comme on dit ici à Berlin ! Je m’appelle Grégoire et suis Berlinois d’adoption depuis 2019. Je travaille en tant que Country Manager Allemagne chez noCRM.io, une solution en SaaS made in 🇫🇷, qui libère et simplifie la vie des commerciaux qui ont eu un traumatisme et n’en peuvent plus des CRMs trop lourds qui n’ont pas été pensés pour leurs tâches quotidiennes.
À l’occasion des Rendez-Vous en Bureaux Inconnus, je vais vous partager mon quotidien du confinement dit « LIGHT » en outre-Rhin. Après un détour par la capitale allemande, je vous ferai un tour du monde pour vous présenter mes collègues télétravailleurs-euses, installés-ées dans plusieurs pays. On part pour la France, l’Italie, le Portugal, les USA, le Canada, le Mexique et l’Argentine.
noCRM est en full-remote depuis sa création. Je vais donc vous expliquer comment nous faisons pour développer notre cohésion d’équipe et rester proches de nos 11.000+ utilisateurs, présents dans 80+ pays.
I – Berlin, « the place to be » pendant cette pandémie ?🇩🇪
Vous avez certainement pu voir dans les médias français que notre voisin allemand est considéré comme un bon élève pour gérer la situation. Je ne suis pas un expert en la matière mais une chose est certaine, en tant que pays fédéral avec plusieurs Bundesland, d’une région à une autre, la gestion de la crise sanitaire est différente en Allemagne. De mon point vue à Berlin, nous sommes pour l’instant plutôt chanceux !
Avec une capitale huit fois plus grande que Paris, pourvues de larges espaces verts et beaucoup moins dense, nous pouvons depuis le début de la crise nous déplacer sans restrictions et sans attestations. Le port du masque est obligatoire dans les supermarchés, transports et certaines rues à forte fréquentation. Lors du premier et second confinement, les restaurants sont restés ouverts mais seulement pour prendre à emporter. Avec les fêtes de fin d’année et l’hiver qui arrive, je n’ai jamais vu autant de lieux qui proposent des verres de vin chaud (Glühwein en allemand), une boisson que l’on retrouve plutôt sur les marchés de Noël et pas forcément dans un restaurant de Ramen ou chez un épicier ; un nouveau business modèle pour beaucoup à présent.
II- L’équipe noCRM au complet ça donne quoi ?🌎
Au total, nous sommes 17 chez noCRM. Les fondateurs, des directeurs et la plupart des développeurs sont en France, sauf Stéphanie, notre CTO qui est aux États-Unis, dans l’Utah. En dehors de l’Hexagone, on retrouve les Country Mangers, dont le rôle est d’être plus proche des clients et des partenaires.
Pour vous aider à mieux situer où sont mes différents collègues, voici deux cartes : une du monde et l’autre de la France.
Maintenant que vous savez comment nous sommes répartis, je vais vous partager notre expérience de télétravail et vous montrer que, malgré la distance entre nous, on arrive à travailler et avancer dans nos projets communs.
II – Comment créer une cohésion d’équipe à (grande) distance ?
Comme expliqué au début de l’article, l’équipe noCRM est en télétravail depuis sa création et avec le temps, nous constatons que cette pratique présente de nombreux avantages. Notamment en terme de gestion des équipes situées dans différents villes ou pays, et qu’elle ne réduit en rien notre capacité à être efficaces (même pour certains de mes collègues qui ont des enfants).
Pour préserver le lien entre les équipes (Devs et Country Managers), nous organisons par semaine et par mois différents types de réunions en ligne, qui nous permettent de fluidifier et échanger activement de différentes manières:
- Coffee and sharing meeting ☕️ – x1 par semaine : Chaque lundi, l’équipe de Développeurs et celle des Country Managers font séparément une réunion pour faire un point sur la semaine passée et planifier la nouvelle semaine. Chaque personne doit définir ses objectifs principaux à atteindre. Bien évidemment, c’est le meilleur moment aussi pour raconter ce que nous avons fait le weekend et recommander entre nous des nouvelles séries ou livres.
- Masterclass 👨🏻🔧- x1 toutes les deux semaines : Güven, qui dirige l’équipe Dev de noCRM (que vous avez déjà peut-être découvert à travers son interview sur WeLoveDevs), s’occupe d’animer la réunion pour nous montrer de plus près des fonctionnalités importantes de noCRM afin de mieux connaître la raison et le contexte de leurs créations. Lors de cette réunion, les Country Managers peuvent poser de nouvelles questions techniques et donner leur retour d’expérience utilisateur aux devs.
- Teambuilding 👨👨👧👦 – x1 par mois : L’idée de cette réunion est d’apprendre à mieux se connaître et de mettre de côté nos différents rôles au sein de noCRM en abordant des sujets différents? On le fait autour de jeux et d’anecdotes qui nous sont arrivées. Le dernier teambuilding était autour du thème du « Voyage ». Au préalable, on devait répondre à une seule question : « Dans quels pays as-tu déjà voyagé ? ». Avec les différentes réponses des uns et des autres, Mariana, notre directrice Customer Success, a réalisé un quizz de plusieurs questions et devinettes :
- qui avait le plus voyagé dans l’équipe,
- quel est le pays où on est tous allés,
- quel pays correspond à tel drapeau.
À la fin, chacun partageait un de ses plus beaux voyages et racontait une situation étrange qu’il a rencontré. Un vrai moment de partage, où on apprend des uns et des autres.
- Global Meeting 🌏- x1 par mois : Les fondateurs de noCRM font un point sur le mois passé et le nouveau à venir. C’est à ce moment là que Güven nous annonce les nouvelles fonctionnalités en cours de développement et à venir (c’est assez excitant comme moment).
Ce n’est pas la seule clé de réussite du télétravail ! Les réunions en ligne pour mener à bien nos projets seuls ou en équipe sont importantes, mais il faut également mettre en place de nouvelles habitudes quotidiennes.
III- Le télétravail au quotidien c’est comment concrètement ?👨🏽💻
Travailler depuis chez soi sans présence physique de ses collègues et avec d’autres distractions externes ne sont pas toujours des choses faciles et demandent un certain temps d’adaptation pour rester productif. Si vous êtes dans cette situation, voici nos conseils et méthodes d’organisation de tous les jours, et qui à ce jour fonctionnent bien pour nous:
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#3_Goals_a _Day
Lorsque nous commençons notre journée, chacun écrit dans notre réseau social d’entreprise ses 3 objectifs à atteindre de la journée à travers le hashtag #3_Goals_a_day. Ce sont des objectifs journaliers et non des « To Do » ! Des objectifs que nous voulons atteindre pour être satisfaits de notre journée. Pour les établir, seulement 5 minutes de réflexion suffisent avant de se plonger dans le travail et se demander où nous pourrons apporter le plus de valeur. Pour vous, c’est un rappel de vos priorités du jour et pour votre équipe, cela permet de savoir sur quoi vous allez travailler. Dans un contexte de télétravail, il est important de savoir sur quoi travaillent les autres, pour garder un lien et un fil directeur. Via ces objectifs, vos collègues ou managers peuvent interagir avec vous sur vos projets ou discuter de la priorité des tâches à réaliser. Un exemple concret pour un développeur. Il ne s’agit pas d’écrire un objectif : « Coder cette nouvelle fonctionnalité ». Quoi qu’il en soit, un développeur est amené à coder tous les jours, il s’agit en quelque sorte de sa routine journalière, il doit donc décomposer ses objectifs en plusieurs éléments comme : «Définir la structure des données pour la nouvelle fonctionnalité». **
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Varier ses moyens de communications
Avec le télétravail, nous échangeons différemment avec nos collègues via des moyens de communication comme le réseau social d’entreprise ou le chat interne (Slack), avec un VoIP (Skype, Zoom…), par email ou encore via un calendrier partagé. L’ensemble de ces outils demande une façon de communiquer différente également. En réalité, peu importe l’outil que nous utilisons, c’est la façon dont nous l’utilisons qui compte. Dans notre cas, nous utilisons plusieurs outils avec chacun une raison particulière.
- Le réseau social d’entreprise pour partager ses ‘#3_goals_a_day » et autres nouvelles importantes que toute l’équipe doit savoir. Le but est de suivre le fil d’une discussion ou l’avancement d’un projet, en favorisant les conversations de type forum — 1 conversation par sujet — plutôt que des posts ou messages isolés qui ne permettent pas de suivre le projet de A à Z.
- Un système de chat où nous échangeons avec les questions et autres demandes de nos utilisateurs. Bien souvent, nous faisons rentrer dans la boucle un tech pour nous aider s’il y a des questions techniques auquelles nous ne savons pas répondre.
- Un VoIP comme Skype et Zoom pour garder le contact avec nos collaborateurs et planifier les réunions individuelles hebdomadaires et les réunions d’équipe mensuelles.
- L’envoie ou transfère d’email, pour échanger sur des messages importants que nous retrouvons dans les autres canaux de communication.
- Et bien sûr noCRM, pour échanger et informer sur des affaires en cours ou bien pour faire des tests de nouvelles fonctionnalités avec l’équipe technique.
Je vais vous donner un exemple concret d’utilisation de différents moyens de communication avec un échange entre un développeur et un non-développeur de l’équipe.
N’étant pas développeur (un jour peut-être), il m’arrive bien souvent de poser des questions aux développeurs surtout quand c’est mon jour d’assistance auprès de nos utilisateurs. Si je me retrouve face à une demande technique inconnue à mes yeux, je fais appel à mon binôme du jour (le tech support du jour). Pour poser ma question, j’échange avec lui via le chat, il m’arrive que je ne comprenne pas sa réponse exactement comme ma collègue Mariana (voir image ci-dessus). Nous appelons donc de vive voix sur Skype avec le devs du jour au support pour que ça soit plus clair pour moi et qu’à la fin j’ai l’impression de savoir mieux lire et décrire la « matrix » conçue par nos dévs 😎💊
Maintenant que vous en savez plus sur notre expertise en télétravail, il faut que je vous avoue quelque chose, nous sommes pas tout à fait 100% remote en vrai 😱
99% Remote et 1% In Real Life
Nous restons des humains, il est donc important pour nous de se voir quand même « In Real Life » et apprendre à se connaître différemment autour d’un verre ou d’un plat. Pour cela, un séminaire à lieu chaque année. Les dernières années c’était à Madrid et à Lisbonne (photo ci-dessus). Lors du séminaire annuel, nous faisons certes le point sur l’année avec les réussites, les échecs et nous définissions la nouvelle Roadmap mais aussi on passe le weekend à découvrir ensemble une nouvelle ville et manger, manger et encore manger des spécialités du pays.
Le petit plus d’être développeur chez noCRM, ils sont plusieurs séminaires IRL en France, les chanceux…. 😒
EN BONUS – Assurer le suivi de la motivation de votre équipe remote avec notre « Monthly Mood Barometer »
Pour suivre et s’assurer que les différents membres de l’équipe vont bien et sont dans un « bon mood », nous remplissons un formulaire permettant de recueillir des informations sur ce que nous ressentons tous à propos de notre travail. L’objectif du « Monthly Mood Barometer » est au final de repérer les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop importants et de trouver des solutions pour que chacun prenne plaisir à travailler dans l’entreprise. Les résultats sont seulement visibles par nos fondateurs. C’est avec grand plaisir que nous vous partageons le modèle de notre « Monthly Mood Barometer » qui peut vous être utile.
Un grand merci à WeLoveDevs pour cette opportunité de pouvoir présenter les bureaux de noCRM ! J’espère que notre façon de travailler et nos conseils aideront ou apporteront de nouvelles idées et inspirations aux entreprises.