Rendez-vous en Bureaux Inconnus à D-EDGE, Paris et Nantes.

J’ai eu le plaisir de rencontrer Carole Chevreux qui va vous en dire plus sur D-Edge ! Je vous souhaite une super lecture ! Marcy.

Embarquons chez D-EDGE!🛫

Bonjour à toutes et tous. Je m’appelle Carole Chevreux et je suis Chief People Officer chez D-EDGE Hospitality Solutions.

Nous proposons une combinaison de services marketing et de solutions technologiques en mode SaaS dédiés à la distribution hôtelière. D-EDGE est un acteur clé – 3e acteur au niveau mondial – de la transformation digitale de l’industrie hôtelière. Au centre d’un écosystème complexe il connecte 12 000 hôteliers à plus de 350 autres applications et solutions tierces. Vous avez déjà réservé un hôtel en ligne ou sur une application ? Il y a une forte chance que vous ayez utilisé la technologie D-EDGE sans le savoir !

Nous avons 340 collaborateurs. Notre siège est à Paris. Bien que nous soyons implantés dans plus de 25 pays, nous restons une structure à taille humaine, avec l’agilité et l’esprit pionnier d’une start-up. Entre début 2019 et début 2020, nous avons embauché 160 collaborateurs, principalement des développeurs.

Les challenges à envisager.

Comme toutes les entreprises, nous nous sommes retrouvés du jour en lendemain assignés à résidence à cause du confinement, avec près de 25 personnes à encore onboarder. Un vrai challenge quand on sait à quel point cette étape est essentielle dans la vie d’un collaborateur et que plus de 23% des salariés quittent leur entreprise dans les 6 mois à cause d’un onboarding raté.

Heureusement, conscients de l’enjeu, nous disposions déjà de beaucoup d’outils et d’une bonne organisation. Notamment, nous avons une équipe de formateurs internes dont le rôle est de prendre en charge chaque nouveau D-EDGER et de lui faire suivre un programme de formation, adapté à son rôle dans l’entreprise. Nous venions également tout juste de lancer début 2020 une académie digitale, au sein de laquelle nous ambitionnons de regrouper tous nos parcours de formation. Cela ne pouvait pas mieux tomber. Nous avons accéléré la production de nos contenus avec notamment un programme « new starter » et des webinaires métiers. Enfin, nous étions déjà équipés de l’outil RH Lucca, qui nous permet de piloter toutes les tâches nécessaires à l’accueil et à l’intégration d’un nouveau collaborateur. Chaque personne impliquée dans le processus est notifiée des actions à réaliser et tout le monde peut suivre l’avancée en temps réel.

Une aide inestimable.

Ces outils nous ont vraiment beaucoup aidés. Mais nous avions sous-estimé à quel point l’informel est présent dans notre quotidien. Il y a énormément de choses qui ne sont écrites nulle part et qui s’apprennent uniquement par le bouche à oreille.

Alors, en quelques semaines nous avons créé un handbook regroupant une mine d’informations permettant à tout nouveau collaborateur (et pas que) de se repérer dans l’entreprise. Nous avons essayé d’être aussi exhaustifs que possible : quels outils communs sont utilisés dans l’entreprise, quels rituels de communication, qui fait quoi, qui appeler pour telle question et, bien évidemment, un organigramme et un trombinoscope !

Pour faciliter les rencontres avec les newbies, nous avons mis en place plusieurs évènements en ligne, comme les cafés roulette (un algorithme désigne 3 ou 4 personnes au hasard avec qui prendre un café virtuel) ou encore des cours de sport en visio avec un coach pro.

Nous avons surtout fait de l’amélioration continue, grâce au feedback des collaborateurs, en travaillant sur tous les pain points au fur et à mesure. Finalement je crois que cela s’est plutôt bien passé.

J’ai demandé à Aurélien de partager son expérience et de nous dire quels sont selon lui les ingrédients d’un onboarding à distance réussi !

 

L’onboarding à distance en 2 mots, c’est overcommunication et overdocumentation📣.

Je m’appelle Aurélien Meunier. Je suis lead développeur chez D-EDGE. J’ai signé mon contrat en novembre 2019 et j’ai officiellement commencé le 30 mars. Je suis basé à Nantes. J’étais donc destiné à travailler en partie à distance depuis un espace de coworking mais je pensais bien sûr passer mes premières semaines au siège à Paris, et quelques jours dans nos bureaux de Barcelone… Évidemment, ça ne s’est pas déroulé comme prévu, puisque le 30 mars, nous étions en plein confinement.

Heureusement pour moi, j’ai participé à la convention de fin d’année en décembre 2019. J’ai donc pu rencontrer quelques personnes avant de débuter.

Arriver dans une nouvelle entreprise, en étant 100% à distance, est loin d’être évident. Toutes les difficultés liées à la nouveauté sont exacerbées par le fait d’être éloigné. Pour que cela se passe le mieux possible, chacun doit y mettre du sien et se rendre hyperdisponible : les RH, les managers, les collègues, mais aussi le newbie lui-même. Pour ma part, j’ai vécu à la fois le rôle d’onbardé et d’onboardeur, je peux donc en témoigner.

Les premiers instants.

Côté équipement, cela a été un peu spécial puisqu’à cause du confinement précipité, l’équipe IT n’a pas pu m’envoyer mon PC. J’ai utilisé mon PC perso les premières semaines. En temps normal, il est franchement impératif de prévoir l’envoi en amont de tout le matériel dont le collaborateur a besoin pour travailler, avec bien sûr la bonne config’ et les mots de passe. Et pour les devs, il faut veiller à fournir la liste des logiciels à télécharger, les clés, les codes sources etc. afin qu’il soit opérationnel le plus rapidement possible. 

À ma première connexion, j’avais reçu plusieurs messages de bienvenue dont un de notre CEO, ce qui m’a fait sentir que j’étais vraiment attendu. Ce qui est sympa c’est d’envoyer aussi des petites attentions. Chez D-EDGE on remet un kit de bienvenue aux nouveaux collaborateurs. Même à distance, il faut prévoir d’envoyer ce kit. Par exemple, les devs adorent les stickers ! Ça permet de personnaliser son espace de télétravail. 

Le premier jour dans une nouvelle entreprise est toujours un peu stressant mais assez normé : on arrive à la réception, on rencontre son manager et son équipe, on prend un café, on fait le tour des bureaux et on enchaîne les rencontres, on déjeune avec l’équipe… À distance, il faut garder exactement le même rituel et organiser une vraie 1ère journée. C’est celle qui marque le plus, alors il faut vraiment la soigner. Et je conseille un tour virtuel des bureaux. 

Le parcours d’intégration à distance.

Grâce au parcours d’intégration qui existe chez D-EDGE et aux modules d’e-learning, j’ai pu comprendre rapidement les concepts globaux de l’entreprise, découvrir les produits et les différents métiers. 

Mais ce que j’ai trouvé compliqué c’est d’arriver à ressentir l’esprit de l’entreprise. J’avais l’impression qu’on était 30 ou 40 alors que D-EDGE compte près de 350 collaborateurs. 

Il faut vraiment garder en tête que les nouveaux se sentent souvent seuls et démunis. Quand on commence un nouveau job on a des milliers de questions et à distance, on est encore plus gêné de les poser. La solution c’est d’assigner un mentor ou un buddy, qui a des très bonnes connaissances techniques. Cette personne doit faire signe  plusieurs fois par jour au nouveau afin de s’assurer que tout va bien et que ce dernier n’est pas bloqué par un problème. Une autre solution consiste à créer un canal de communication dédié pour les questions des nouveaux, avec des volontaires pour y répondre. 

Quid des initiatives ?

À distance, l’onbaordé doit lui aussi prendre un peu d’initiative personnelle. Par exemple, moi j’ai envoyé un mail à toute l’entreprise pour me présenter. J’ai expliqué que j’aimais les jeux de plateau et lesquels en particulier. Cela a interpellé certaines personnes avec qui j’ai depuis lié des contacts. J’ai regardé l’organigramme et pris l’initiative de contacter les personnes avec qui il me semblait essentiel de travailler. J’ai ensuite fixé des RDV avec eux. 

Le fait d’avoir vécu cette expérience m’a permis de faire très attention à ce que je faisais quand j’ai onboardé Paul et Louis dans mon équipe. J’avais hyper bien préparé leur arrivée, en mettant à leur disposition tous les documents et les informations dont ils avaient besoin . Je me suis rendu disponible à chaque instant et j’ai veillé à organiser des moments d’échanges informels. Et surtout, je leur ai expliqué ce que j’attendais d’eux .

Ce qui va changer pour la suite 🙌.

Si la crise a mis un petit coup de frein temporaire à notre croissance, nous continuons à investir dans la R&D. Nous avons prévu plus de 30 recrutements dans nos équipes tech en 2021. 

Comme la plupart des entreprises, nous savons que désormais, crise sanitaire ou non, la majorité de nos collaborateurs continueront à pratiquer le télétravail de manière régulière. Nous avons aussi ouvert des hubs en province, à Nantes et à Bordeaux. Les enseignements du confinement vont nous être très utiles. 

Nous ne sommes pour autant pas fervents d’un modèle full remote. Nous sommes attachés aux relations humaines et croyons en la vertu créative des échanges en face-à-face ou informels au détour d’un couloir. D’ailleurs, la majorité d’entre nous a besoin de ce mode de collaboration à un rythme régulier. Mais le bon équilibre entre le temps passé au bureau et en télétravail dépend de chacun. Nous souhaitons donc laisser un maximum de flexibilité à chacun pour s’organiser selon ce qui lui convient le mieux, avec néanmoins des journées de présence régulières pour ne pas perdre le contact. On pourrait appeler ça du flex-remote 😉.

Il se trouve que nous venons de déménager notre siège parisien dans de magnifiques nouveaux locaux dans le Marais ; nous avons une sublime terrasse avec une vue sur les toits de Paris. Ce serait dommage de ne plus en profiter ; en revanche, nous avons pensé l’organisation de nos bureaux différemment en réduisant le nombre de bureaux et en adoptant le concept du desk sharing. À la place, nous avons dédié tout un étage aux espaces collaboratifs et de détente. L’idée, c’est que le bureau devienne le lieu où l’on vient se retrouver pour échanger.