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Ca y est ! La notion de RPO (Recruitment Process Outsourcing) ne vous est plus inconnue ! Face à vos défis en recrutement sur les mois à venir, vous vous dîtes que peut-être cette solution est la vôtre ! C’est une très bonne nouvelle ! 

Néanmoins vous vous posez encore quelques questions :  Comment mettre ça en place ? Quels changements et ajustements sont à prévoir au sein de votre Start-up ? Et combien ça coûte ? 

Pas de panique, voici des pistes de réflexion : 

Que fait un prestataire RPO ? 

Lorsque vous mettez en place un RPO, il est important de bien comprendre ce que votre prestataire va prendre en charge et comment il va s’inclure dans vos processus actuels de recrutement. À noter que ces derniers ne vont sûrement pas changer du tout au tout (optimisation) mais il est important de comprendre tout ce qu’englobe la prestation. C’est alors à vous de faire le calcul et de savoir si ce gain de temps est suffisamment important pour vous et votre entreprise. 

Pour avoir une idée plus précise, voici une liste non exhaustive de tâches d’un RPO : 

  • Analyse des besoins et/ou planification 
  • Gestion, organisation et suivi des candidatures 
  • Gestions des plateformes et/ou cabinets de recrutement (brief, suivi hebdomadaire et de performance, …) 
  • Gestion du marketing lié au recrutement (écrire les fiches de postes, publications …) 
  • Si besoin, mise en place d’outils (Applicant Tracking System, …) 
  • Chasse de tête 
  • Qualifications des candidats 
  • Développement de l’expérience candidats 
  • Prise des références des candidats 
  • Pré-closing des candidats et promesse d’embauche 
  • Collecte des documents nécessaires à la conclusion d’un CDI, CDD, … 
  • Centralisation des informations liées au recrutement 
  • Etc … 

À noter, bien que votre prestataire RPO peut accomplir l’ensemble de ces tâches vous pouvez décider de lui confier tout ou partie de ces dernières. Puis vous pouvez aussi délimiter un champ d’action et l’associer à un ou plusieurs pôles de votre société (technique, R&D, sales …). 

Comment s’inscrit-il dans votre start-up ?

Lorsque vous implantez un prestataire RPO dans votre organisation, vous devez absolument apprendre de lui et il doit apprendre de vous, pour que cela fonctionne. 

Dans un premier temps il doit donc s’efforcer de comprendre votre histoire, votre culture et les personnes qui font fonctionner votre structure. Dans un second temps, il aura besoin de vous pour découvrir vos process, vos outils et vos partenaires afin de comprendre au mieux tous vos enjeux. Cela peut durer entre 1 à 3 semaines en fonction de la taille de votre entreprise. 

En simultané, le consultant commencera à documenter et optimiser ce qu’il peut. Il mettra en pratique ses conseils et commencera à mettre en place son plan d’action en établissant les priorités (chasse, formation …) Il est donc indéniable à ce moment là que toutes les parties prenantes au recrutement soient engagées pour travailler avec le prestataire  RPO. 

Et c’est là que nous abordons la gestion du changement. Attention, je ne parle pas de chambouler toute votre organisation mais de bien comprendre quels changements doivent être opérés au sein de votre entreprise (soutien des C-levels) pour que le prestataire puisse mettre en oeuvre une solution complète, efficace et efficiente. Les clés de la réussite de la mission est donc bien l’adhésion et le soutien des C-levels. 

Quels sont les différents modèles de coût d’un RPO ? 

La principale question que l’on se pose quand on fait appel à de la prestation est : Combien cela va me coûter ? Malheureusement je ne peux pas vous donner une idée précise du coût tant les prestations peuvent être variées et modulaires.Cela vient du fait, principalement, que votre besoin est spécifique.

Voici quelques modèles de prestations que vous pouvez rencontrer : 

  • Coût par transaction : vous avez un besoin précis ? Un audit, la rédaction d’une ou plusieurs fiches de postes, une optimisation de vos processus de recrutement ou une prise de références pour 5 candidats ? Cette solution peut être envisagée pour vous aider sur un ou plusieurs problèmes en particulier. Un devis est alors mis en place avec les listes des tâches à effectuer et le ou les prix associés.
  • Coût au Taux Journalier Moyen (TJM) : vous avez besoin d’un RPO qui englobe toute la partie recrutement et cela sur 3 à 6 mois ? Cette solution permet de bénéficier d’un expert en interne sur une durée donnée (temps plein ou partiel) à coût fixe et qu’importe le nombre de recrutements à réaliser. 
  • Coût au Taux Journalier Moyen + Prime(s) : même idée que précédemment mais il y a pour cette option, la possibilités de baisser le coût journalier en ajoutant une prime par recrutement effectué. Si vous avez des enjeux forts et des besoins pressants cela peut être un modèle pour vous. Néanmoins attention de ne pas tomber dans la course à la commission. 

Pour finir, quand vous vous êtes mis d’accord avec votre prestataire sur la formule à adopter assurez vous de pouvoir évaluer les services réels que vous allez recevoir. Et souvenez vous, bien que la réduction des coûts soit un argument, il n’y a pas que cela à prendre à compte lors d’une prestation RPO : pensez investissement ! 

Lénaïg (Lily) Paillart

Talent Acquisition Manager | Tech Recruiter | RPO

Missions RPO
Lénaïg Paillart

Auteur Lénaïg Paillart

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